Abr 29
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REUNIONES EFECTIVAS DE TRABAJO ¿CÓMO LOGRARLAS?

POR: ABRAHAM MORA

SIN LUGAR A DUDAS, EL TIEMPO DE LOS COLABORADORES ES EL RECURSO MÁS VALIOSO DE CUALQUIER COMPAÑÍA;
POR TAL MOTIVO, LAS REUNIONES DE TRABAJO DEBEN SER EFECTIVAS Y PUNTUALES.

Un estudio de la Universidad de Harvard reveló que, en promedio, el 15% del tiempo total de trabajo en una organización es invertido en reuniones. Es claro que este porcentaje aumenta significativamente en los rangos más altos de las compañías y puede llegar a un 35% en los CEO. Pero, ¿qué tan efectivas son las reuniones y cuáles son los tips más importantes para que estas sean productivas?

Para muchas personas, puede llegar a ser un martirio, ya que implica dejar trabajo pendiente que se podría realizar en lugar de tener una larga y tediosa junta de trabajo. No obstante, se puede sacar el máximo provecho mediante principios establecidos y una adecuada planificación.

ROLES Y ASIGNACIONES
Quien organice una reunión debe asignar roles previamente; es decir, definir quién estará a cargo de las presentaciones, quién se encargará de que se cumpla el tiempo previsto, quién tomará notas, etc. Decidir en ese momento estas funciones, no es más que una pérdida de tiempo durante la junta. Dichos roles podrían variar para cada evento y el ejecutivo puede asignar distintas tareas a los participantes. Es recomendable que cada persona especifique su rol al comenzar la reunión.

Si bien organizar una reunión efectiva implica mucho tiempo y esfuerzo, no se debe permitir que todo ese trabajo quede en el tintero o guardado en un cajón. Se debe comunicar lo acordado y hacer seguimiento del plan de acción y tareas que surjan de la misma, pues que una junta laboral sea provechosa —por su aprendizaje y optimización de recursos— dependerá de la energía que se le ponga a la misma.

EL NEW YORK TIMES PUBLICÓ, EN 2017, QUE TODOS LOS DÍAS MÁS DE 83 MILLONES DE PERSONAS PARTICIPAN EN
11,5 MILLONES DE REUNIONES. LOS RESULTADOS DE ESTAS NO SIEMPRE SON MEDIDOS.

MANTENER UNA AGENDA E INFORMACIÓN RELEVANTE
Es preciso informar a los presentes de la agenda o los puntos que se van a tratar, quién va a abordar cada tema y cuántos minutos se destinarán a su desarrollo. Un principio fundamental es no desviarse del cronograma. El mal uso del tiempo creará desconfianza en una futura reunión de trabajo. Nunca se debe retomar asuntos ya solucionados o tratados; retroceder causa un mal ambiente entre los asistentes. Además, es aconsejable crear ciertos hábitos, como iniciar puntualmente aunque no hayan llegado algunos participantes.

FIJARSE UN OBJETIVO
Por más obvio que parezca, es preciso tener clara la razón para fijar una reunión. En algunas organizaciones, se lleva a cabo meetings por rutina o porque es preciso abordar un tema, que bien podría resolverse con una llamada, un chat o un correo electrónico. Por este motivo, los asistentes deben tener clara su importancia y así poder cumplir con los objetivos en beneficio de la empresa. Es recomendable que un par de personas repitan y compartan con los demás las metas de la reunión, pues esto ayudará a mantener el foco de la misma.